Как организовать конференцию

Как организовать конференцию: пошаговое руководство. Итак, вы решили организовать конференцию. Довольно задача!

Вы должны начать планировать конференцию по крайней мере за шесть месяцев до даты. (Для более крупных конференций планирование может начаться за год.) Вы будете следить за множеством движущихся частей. Вы можете арендовать конференц залы сочи для мероприятий любого уровня по самой выгодной и доступной цене, для развития Вашего бизнеса и идей.

У тебя должно быть миллион вопросов на уме. С чего начать? Как найти подходящих ораторов для приглашения? Какое место лучше всего подойдет вам?

Не беспокоиться.

Правда в том, что, хотя организация конференции требует усилий, вы не первый, кто сталкивается с ней. Нет необходимости изобретать велосипед. Это все о выполнении нескольких конкретных шагов.

Мы подготовили это руководство верхнего уровня о том, как организовать конференцию. Он проведет вас по основным этапам и предоставит ссылки на ценные инструменты и статьи, которые значительно облегчат вашу работу. Этапы не являются строго хронологическими - вы можете начать контактировать с потенциальными ораторами до того, как вы обеспечите себе место встречи - но они дают вам приблизительное представление о том, на чем следует сосредоточиться в первую очередь.

Готовы начать организацию этой конференции?

Шаг 1: определитесь с темой

Каждой великой конференции нужна тема. Какое объединяющее сообщение доставят ваши докладчики и каковы основные выводы для участников конференции?

Лучшие темы бросаются в глаза, связаны друг с другом и вызывают эмоциональный отклик. Вы хотите, чтобы конференция вдохновляла и стимулировала разговор. Ваша тема должна включить это.

Например, «Сильнее как команда», вероятно, является лучшей темой, чем «Достижение повышенной эффективности за счет расширения межфункционального сотрудничества».

Тема - это не просто сплоченный призыв ко всем участникам; он также будет направлять ваш брендинг и продвижение, от разработки логотипа до создания хэштегов в социальных сетях, до печати ваших плакатов, брошюр и других сопутствующих материалов. Соберите свою команду

Скорее всего, вы не будете организовывать целую конференцию самостоятельно. (На самом деле, мы были бы шокированы, если бы это было так.)

Вам понадобится специальная команда людей, чтобы взять на себя ответственность за различные аспекты планирования, переговоров и продвижения по службе. Ваша основная команда, вероятно, будет включать в себя:

Планирование команды : место проведения конференции, размещение, мероприятия, питание.

Администрация : бюджетирование, регистрация участников, продажа билетов. Эта команда / человек также будет основным контактным лицом по вопросам, связанным с конференцией.

Маркетинговая команда : общение со СМИ, создание рекламных материалов, управление сайтом, блогами и действиями в социальных сетях.

Спонсорская команда : отвечает за обеспечение спонсоров, подачу заявок на гранты и сбор средств. (Относится только к конференциям, которые опираются на внешние источники финансирования. Очевидно)

Волонтеры : помощь во всех мероприятиях на месте в день конференции: управление дверями, сканирование билетов, отслеживание списка гостей, подбор гардероба, руководство людьми и т. Д.

Ваша основная работа будет состоять в том, чтобы координировать команду, устанавливать приоритеты и делегировать задачи.